TRABAJO: Establecer paralelo en la logística de la reserva
LUGAR: Hoteles de Pitalito donde hallamos efectuado turnos de práctica (en mí caso son: Suramericano-yuritania y ejecutivo).
Se puede establecer que nuestra región no está preparada para este tipo de eventos. Hubo muchos inconvenientes entre ellos:
Ofrecer lo que no se tieneNo se establecen tarifas
No se manejan formatos
No se previó recurso humano-suministros-elementos
No e hizo confirmación de reserva
No se hizo seguimiento de reserva
SUGERENCIAS
1. Portafolio de servicios:
- Elaborar un portafolio de servicios del hotel.
- Darlo a conocer a todo el personal del hotel
- si en mis manos estuviera elaborarlo, lo haría similar al ya presentado de nuestro Hotel Mudéjar (teniendo en cuenta lo que realmente tiene cada establecimiento)
2. Protocolo de servicios
- implementaría un protocolo de Teléfono completo que cumpla todo el procedimiento así:
hotel______Buenos días-tardes-noches, habla______en qué puedo ayudarle/servirle?
Diligenciamiento del formato de reserva: registrar la información requerida. (Anexo 03 formatos de reserva).
Establecer las tarifas y elaborar planning (nexo F.Plan)
Solicitar garantías o abonos: para confirmarla reserva.
Establecer un seguimiento a la reserva.
Comunicar a todas las áreas: para que todo este listo.
Prever necesidades para cumplir con los requerimientos de la reserva.
Alistar o preparar Check-in: la forma como los vamos a registrar
- Individual: Normalmente
- Grupo: Room list
- Elaborar registros
- - Organizar y alistar llaves.
- Entrega o asignaciones habitaciones por grupos.
IMPORTANTEEl no envío de un número de Tarjeta de Crédito o garantía similar, considera esta como reserva de carácter tentativo que de no ser confirmada en 24 hrs. antes de la fecha de check-in, puede ser eliminada y reemplazada por otra que si lo haya hecho.
una reserva confirmada da derecho al usuario a mantenerla disponible hasta la fecha de Check-out o hasta el mediodía siguiente a la fecha del Check-in si ella no hubiese sido acupada. En este último caso, el hotel tiene derecho a cobrar, con cargo de garantía empleada, el importe equivalente a una noche de estadía.
4. Sugeriría políticas para la confirmación de reservas como:
* Solicitar envió de un número de tarjeta de crédito, consignación a la cuenta del hotel o abono (R. Confirmada)
* Envió de carta de garantía (si es de empresa)
* Recordar que si no envían algún tipo de garantía la reserve se tiene con de carácter tentativo.
* Solicitar enviar antes de 24 horas de la llegada algún tipo de garantía, para ser tenida en cuenta como reserva confirmada de lo contrario será eliminada y remplazada por una que si lo haya hecho.
* Establecer tarifas y descuentos (para grupos) controlar y manejar los precios establecidos.
EL SEGUIMIENTO.
* Confirmar fecha de reserva y localizador de esta o numero de referencia.
* Producir reportes de reservas
* Numero de habitaciones solicitadas y tipo de cada una de ellas.
* Numero de personas por habitación.
* Tarifa confirmada.
* Régimen alimenticio, (solicitado en su caso).
* Condiciones de pago.
* Descuento confirmado.
* Confirmar llegadas (Investigar, Planear, Monitorear las reservas)
Además de lo anterior establecería un Chart – Planning de reservas que se anexara Al final.
5. PROVEER RECURSOS HUMANOS
· Determinar la cantidad de personal necesario para recibir la reserva (Recepcioncitas, Cajeros, Botones, Camareras, Chef, Meseros, Etc).
· Establecer el manejo de planillas de turnos y descansos. Se anexara una al final.
· Capacitar al personal en cuanto al manejo de huésped (individual - grupo)
· Hacer un día antes de la llegada de los huéspedes una reunión con el fin de ultimar detalles.
· Hacer simulacros de recibimiento de grupos.
· Si no cuento con el personal necesario llamar o solicitar al SENA empleados con calidad de servicio.
· De ser necesario ponerme de lleno la camiseta untarme de lo que sea, para que todo salga bien.
· Comunicar a cada director de área para que hagan lista de observaciones – requerimientos – abastecimientos – reposiciones etc.
6. PREVEER SUMINISTROS – ELEMENTOS
- Saber la necesidad del huésped quien viene y a que nos dará la base para alistar suministros y elementos necesarios para cumplir a cabalidad con la reserva.
- Hacer listado de suministros y elementos faltantes por área. Hacer informe detallado. (Para su análisis).
- Tener por camas (02) juego de reposiciones.
- Hacer por lo menos (03) cotizaciones de los productos – suministros – elementos a comprar.
- Manejar presupuesto para dichas compras.
una reserva confirmada da derecho al usuario a mantenerla disponible hasta la fecha de Check-out o hasta el mediodía siguiente a la fecha del Check-in si ella no hubiese sido acupada. En este último caso, el hotel tiene derecho a cobrar, con cargo de garantía empleada, el importe equivalente a una noche de estadía.
4. Sugeriría políticas para la confirmación de reservas como:* Solicitar envió de un número de tarjeta de crédito, consignación a la cuenta del hotel o abono (R. Confirmada)
* Envió de carta de garantía (si es de empresa)
* Recordar que si no envían algún tipo de garantía la reserve se tiene con de carácter tentativo.
* Solicitar enviar antes de 24 horas de la llegada algún tipo de garantía, para ser tenida en cuenta como reserva confirmada de lo contrario será eliminada y remplazada por una que si lo haya hecho.
* Establecer tarifas y descuentos (para grupos) controlar y manejar los precios establecidos.
EL SEGUIMIENTO.
* Confirmar fecha de reserva y localizador de esta o numero de referencia.
* Producir reportes de reservas
* Numero de habitaciones solicitadas y tipo de cada una de ellas.
* Numero de personas por habitación.
* Tarifa confirmada.
* Régimen alimenticio, (solicitado en su caso).
* Condiciones de pago.
* Descuento confirmado.
* Confirmar llegadas (Investigar, Planear, Monitorear las reservas)
Además de lo anterior establecería un Chart – Planning de reservas que se anexara Al final.
5. PROVEER RECURSOS HUMANOS
· Determinar la cantidad de personal necesario para recibir la reserva (Recepcioncitas, Cajeros, Botones, Camareras, Chef, Meseros, Etc).
· Establecer el manejo de planillas de turnos y descansos. Se anexara una al final.
· Capacitar al personal en cuanto al manejo de huésped (individual - grupo)
· Hacer un día antes de la llegada de los huéspedes una reunión con el fin de ultimar detalles.
· Hacer simulacros de recibimiento de grupos.
· Si no cuento con el personal necesario llamar o solicitar al SENA empleados con calidad de servicio.
· De ser necesario ponerme de lleno la camiseta untarme de lo que sea, para que todo salga bien.
· Comunicar a cada director de área para que hagan lista de observaciones – requerimientos – abastecimientos – reposiciones etc.
6. PREVEER SUMINISTROS – ELEMENTOS
- Saber la necesidad del huésped quien viene y a que nos dará la base para alistar suministros y elementos necesarios para cumplir a cabalidad con la reserva.
- Hacer listado de suministros y elementos faltantes por área. Hacer informe detallado. (Para su análisis).
- Tener por camas (02) juego de reposiciones.
- Hacer por lo menos (03) cotizaciones de los productos – suministros – elementos a comprar.
- Manejar presupuesto para dichas compras.
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